Менеджер должен уметь управлять собой. Менеджмент = управление. Менеджер - тот человек, который умеет управлять собой, и поэтому управляет другими.
Что должно быть у менеджера? С чего начать?.
В IBM есть поговорка "use a pencil first" - прежде всего попробуй карандаш. То есть, возьми карандаш, возьми блокнотик, попробуй записать. Если понял, что карандаша и блокнотика не хватает, то тогда нужно уже делать что-то другое. Но начинать надо с этих простых инструментов.
Мы все ИТшники, нас хлебом не корми, только дай что-нибудь скачать, установить, за полдня настроить какую-то систему, убедиться в том, что она не работает, и сказать: «Все, тайм менеджмент - это все ерунда, потому что мы попробовали, а оно не работает.».
Теорию управления временем придумали задолго до того, как были придуманы первые программы. Этой теории, наверное, столько же лет, сколько и человечеству. Люди пытаются что-то сделать с единственным в мире ресурсом, который не восстанавливается - временем.
Что мы предлагаем?.
Доска с маркерами. Проще не бывает. Иногда кажется: «Да зачем мне эти три строчки, я их и так запомню, максимум - запишу на листике.» Поставьте рядом с собой доску. Это очень просто и очень наглядно. Стоимость доски - от $20 до $50. Поставьте ее рядом со столом или повесьте над столом. Рисуйте-черкайте, рисуйте-черкайте. Это не должно быть в компьютере. Как только вы что-то написали руками на доске, это сразу приобретает какую-то другую силу.
Доска должна быть у вас и на работе, и дома. Это не потому, что у вас плохая память, а потому, что на вас слишком много всего висит. Если у вас нет такого инструмента - вы как менеджер долго не проживете. Доска отличная штука для выгрузки мусора из головы (читайте про «незамкнутые циклы» у Девида Аллена в GTD).
Пользуйтесь MS Outlook. Нельзя сказать, что мы горячо любим компанию Microsoft (Панкратов говорит, что любит - он вообще странный ©), но на сегодняшний день по функциональности MS Outlook ближе всего к эффективному управлению временем. Там есть задачи, календарь, система работы с напоминаниями и категориями, синхронизация с мобильными устройствами и многое другое. Поскольку почта у нас является основным инструментом коммуникации, из почты появляются и в почту уходят задачи, то MS Outlook является довольно удобным инструментом. В любом случае, у вас должен быть удобный почтовый клиент, с удобным расписанием и календарь.
Можете также попробовать использовать бумажные инструменты ведения задач и календаря -ежедневники. Наряду с доской они являются довольно мощными инструментами, но, правда, подходят не всем. Возможно, стоит попробовать, чтобы определить, подходят ли бумажные ежедневники вам (Слава Панкратов: Орлов в этом плане динозавр, у него блокнот - сам видел! ©).
Что должно быть записано? Этому, к сожалению, не учат в ВУЗах, но без этого эффективного личного планирования быть не может. Представьте себе, что у вас есть подчиненный. И он время от времени ищет вакансии на сайтах по поиску работы. Плохо, надо что-то делать. Что можно сделать? Ну, попробовать с ним поговорить и пр., но если человек уже ищет работу, то это очень нехороший признак. Может быть, ему тут же стоит дать $100 сверху к зарплате или еще что-то. Но сначала нужно посоветоваться с шефом.
Вы можете поставить себе задачу «Поговорить с шефом», а можете «Решить вопрос с зарплатой по Коле». «Поговорить с шефом» - чтобы вычеркнуть эту задачу вам достаточно одного факта того, что вы пошли и поговорили с шефом. Поговорил с шефом? Задача сделана. А от того, что вы поговорили, проблема, о которой мы говорили, решилась? Зачастую, не решилась. Задачи нужно писать именно как «Решить вопрос с зарплатой по Коле», тогда они будут решаться.
Слава Панкратов: На сайте
я проводил очень простой эксперимент.
В рассылку портала, в которой находится около 100.000 подписчиков, я вставлял рекламу какой-то понравившейся мне книжки. И внизу ссылку: «Почитать про книгу подробнее». В следующей рассылке я вставил рекламу той же самой книжки, а внизу ссылку: «Купить книгу на Озоне».
Когда даешь ссылку «Почитать подробнее», люди переходят и читают (удивительное рядом! ©). Когда даешь ссылку «Купить», люди переходят и заказывают.
Что написано, то и будет сделано. Точно так же вы себя программируете при постановке задач. Поставьте себе задачу «Решить вопрос с договором», а еще лучше: «Подписать договор с компанией ABC». Или для примера выше: «Поднять Коле зарплату на $100». «Назначить Сергею испытательный срок», а не «Поговорить с Сережей, что ему, наверное, надо бы собраться с силами, и начать приходить вовремя и что-то там еще». Вторая фраза - способ решения задачи «Заставить Сергея работать лучше».
Старайтесь ставить себе четкие, измеримые цели. «Я хочу больше зарплату» - это не цель, это хотелка. То есть, это пожелание, а управлять пожеланиями - крайне сложно. Можно либо хотеть, либо не хотеть. Практически все в этой жизни можно измерить в цифрах, в том числе, и зарплату. «Я хочу зарплату $3,000» - четкая, измеримая цель. И дальше вы смотрите, как вы на эту зарплату выходите. Еще лучше написать: «Я хочу зарплату $3,000 в феврале 2010 года». «Я хочу организовать себе пассивный доход в размере $2,000 в месяц» - четкая, измеримая цель.
Чем отличается любой проект от деятельности? Проект ограничен по времени, и у проекта есь измеряемый результат. «Получить себе следующий грэйд по позиции» или «Получить себе зарплату $5,000» - это тоже проекты, на которые тоже нужно работать. Сейчас уже не получается получать новую зарплату и новую должность просто за выслугу лет. Сейчас не получается проработать пять лет программистом и стать хорошим проджект менеджером просто по прошествии времени. К этому нужно идти. Нужно многому учиться, нужно уметь себя перестраивать. И это должно быть зафиксировано на уровне целей, иначе это не случится.
Какие области деятельности выносить в цели и планы? Всегда:.
• Должность (ваша работа или позиция).
• Семья (в том числе и жилье).
• Личный рост.
• Образование.
.
Чем четче вы выделите эти области, тем проще вам будет по ним дальше работать.
Управление временем. Этому вопросу посвящено множество книг. Менеджер управляет временем команды. Если он не умеет управлять своим временем, то тем более он не умеет управлять временем команды. Он просто не умеет управлять временем. Что стоит посмотреть в литературе в первую очередь:.
• Что такое вообще тайм менеджмент? Чему посвящена вся эта наука?.
• Что такое тайм слоты или временные слоты? Куски вашего времени, которые вы посвящаете одному виду деятельности. Человек тратит массу усилий, мозг устает не потому, что человек, допустим, сидит и только читает документацию, а потому что его дергают. Только начал читать - хоп! Кто-то дернул, ты переключился, потом вернулся, надо опять вникать и вчитываться. Переключения съедают очень много времени.
• Дни размышлений. Возьмите себе отгул, возьмите в руки блокнот и ручку, уйдите куда-нибудь в город, сядьте под деревом.
Слава Панкратов: У меня в Киеве есть такое любимое место - парк им. Пушкина, там совсем нет народа. Я туда прихожу и целый день там сижу, что-то пишу, думаю. Мозг разгружается потрясающе.
Взяв «день размышлений», вы начнете думать о других вещах. Причем начинаешь думать, и видимо, мозг начинает работать как-то по-другому. Приходят мысли и про проекты, и про другие работы, и про все другое. Дайте мозгу поработать в таком режиме. Мозг -потрясающая штука.
• Используйте полноценный отпуск. Иногда, кстати, и с инженерами приходится бороться, чтобы они брали полноценные отпуска. «А я возьму недельку, дома пересежу.» Это обычно означает, что человек все равно сидит в Интернете, читает почту, смотрит телевизор, а некоторые еще и на работу умудряются приезжать. Где тут отдыхать? «А мне больше не надо, мне потом становится скучно.» Может быть и так, но за эту неделю человек не отдыхает.
Пара дней нужна на то, чтобы отключиться от работы. И еще пару дней в конце отпуска человек уже включается и начинает думать: «Ой, уже четверг, скоро опять на работу, а-а-а.» В итоге человек за неделю почти не отдыхает.
Используйте полноценный отпуск - хотя бы две недели. Две недели два раза в год -нормальный отпуск. Постарайтесь отдыхать хотя бы в таком режиме. Полноценный отпуск означает, что в это время вы отдыхаете.
Проблема многих менеджеров, особенно новичков, в том, что они думают: «Ага, я уйду, а они тут будут дурака валять.» Готовьтесь к тому, что вы уходите. Подготовьтесь, назначьте заместителя, выделите более-менее автономные куски работы, которые будут делаться, пока вас не будет. Все это потому, что в отпуске вы должны отдыхать, а не работать.
С чего и как начать управление временем? Как и в любой другой задаче тут главная проблема -начать. Когда начнешь, дальше будет проще. Когда ты что-то начинаешь. То ты видишь первые результаты и думаешь: «О, класс!» начинаешь водить машину, смотришь: о, поехал! Вторая передача, третья. Здорово! Так и с управлением временем.
Какие вещи нужно себе отметить?.
Не входите в систему. Если у вас строго расписана каждая минута, то ваша жизнь окажется полна стресса.
Слава Панкратов: Я пробовал жить по расписанию в течение полугода. Я больше уставал от того, что я следил за расписанием, а не от того, что делал что-то по этому расписанию. Я все поместил к себе в календарь, настроил синхронизацию с телефоном. Телефон был умный, все умел, появилась куча напоминалок.
Что происходило? Вот я вышел попить кофе. В этот момент у меня пиликает напоминалка. Я достаю телефон, смотрю: «Ага, надо сделать вот это.» Хорошо, отключаю напоминалку, потому что я сейчас пью кофе и я понял, что да, приступлю к задаче через две минуты. Чтобы не пиликало - отключаю.
В этот момент, во-первых, я могу про эту задачу забыть. Во-вторых, у менять чуть поплыло расписание - минут на 10-15. А я по неопытности планировал день полностью, с точностью до минуты. А так не получалось, между задачами нужны зазоры.
И вот одна задача поплыла, нужно сдвигать другую. Передвигать задачу на попозже неудобно перед самим собой. Вроде сам молодец, потратил время на планирование, и теперь сам не делаю. Мне неудобно, мне не нравится, я чувствую, что не получаю кайфа от того, что работаю с расписанием.
В систему входить нельзя. Перенести задачу - это, вообще нормально, хотя есть вещи, которые перенести нельзя. «Встретить бабушку с поезда» перенести нельзя, потому что бабушка все равно приедет в определенное время. Тем не менее, есть масса вещей, которые вполне можно сдвигать.
Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» делит систему управления временем на уровни - от 1-го до 4-го. Планирование на день - это всего-навсего третий уровень, но это уже тяжело, это стресс. А планирование на неделю несколько легче.
План должен быть для вас, а не вы для плана. План - это подсказчик, помощник, а не обязанность. Открыл его, посмотрел - ага! План - чтобы не забыть сделать что-то важное. Работа по плану не должна занимать час или полтора каждый день. 10-15 минут максимум - то, что надо.
В той же книге про 7 навыков Стивен Кови приводит пример человека, который хвастался тем, что он, бегая по часу каждый день, удлиняет свою жизнь на три года. При этом этот человек даже не задумывался о том, что именно эти три года в общей сложности он и пробегает. Аналогичная ловушка и с планированием.
С расписанием вообще жить проще. Забывается намного меньше вещей, особенно важных. Понимание того, что у тебя все записано, что ты ничего не забудешь, придает довольно много уверенности в себе. И дает чувствовать себя спокойно и расслабленно, вместо того чтобы чувствовать, что на плечах какой-то ужасный груз, который невозможно сдвинуть с места.
Попробуйте ввести учет рабочего времени. Блокнотик и ручка рядом с компьютером. В блокнотик вы записываете с точностью до минут сколько и чем вы занимались: «Работал по проекту 15 мин.», «бродил по сайтам 43 мин.», «Разговаривал в Аське 12 мин.», «Ничего не делал 30 мин.» и т.д. В таком режиме очень тяжело продержаться месяц, но больше и не надо. Вы поймете, какой процент времени у вас уходит на работу, на переключения между задачами, на коллег, на безделье, на простои и пр. Вы поймете, сколько времени вы тратите впустую.
Александр Орлов: Я проводил хронометраж своего времени в течение двух недель. Это меня просто потрясло. Когда ты видишь, что за день ты реально поработал 3 часа, а все остальное время куда-то пропало, это не может не потрясать.
Причем ты отсидел на работе 8-10 часов, устал как черт, пришел домой и понимаешь, что все то же самое можно было сделать с 9 до 12 и приехать домой, только в нормальном состоянии.
Один из слушателей нашего тренинга «Как стать менеджером в ИТ», тестировщик, при проведении хронометража замерил, сколько времени он тратит на разработку тестов и посчитал скорость разработки тестов. В итоге он внезапно осознал, что весь свой план на неделю он может сделать за один день. Если не будет бродить по Интернету, и по его словам, это придало ему дополнительную мотивацию к работе.
Что хотелось бы отметить еще. Не стоит полагаться на электронные инструменты, которые ставятся на компьютер и учитывают, в каком приложении сколько времени вы проводите. Потому что допустим, что у вас открыт почтовый клиент в течение 23 мин. Что это значит? Вообще говоря, это может значить все, что угодно: вы читаете почту, вы пишете почту, вы отошли попить кофе, вы повернулись на стуле и разговариваете с Петей и т.д.