Периодические оценки состояния служат в качестве «моментальных снимков» состояния проекта. Хотя их период может варьироваться, повторяющиеся события заставляют фиксировать и документировать историю проекта. Оценка состояния предполагает следующее:.
■ Наличие механизма для открытого обсуждения, обмена мнениями и разрешения проблем управления, технических проблем и рисков проекта.
■ Получение объективных данных непосредственно из текущей деятельности и изменяющихся конфигураций продукта.
■ Наличие механизма распространения информации о процессе, прогрессе, качественных тенденциях, практике и опыте между всеми заинтересованными сторонами в форме свободной дискуссии.
Повторяющиеся среди неудачных проектов проблемы включают в себя оценки состояния, которые (1) требовали выполнения действий, оказывавшихся весьма накладными, поскольку работа, связанная с оценкой состояния, отделялась от повседневной работы, и (2) часто отменялись по причине более приоритетных проблем, требовавших решения. В удачных проектах выполнялись оценки состояния, которые (1) требовали небольших накладных расходов, поскольку необходимые рабочие продукты уже существовали в виде текущих данных, и (2) редко отменялись, потому что считались чрезвычайно важными.
Периодические оценки состояния важны с точки зрения постоянного внимания, уделяемого ходу проекта и его приоритетам. Они заставляют менеджера проекта периодически собирать и анализировать данные, форсируют внимательное рассмотрение со стороны и способствуют распространению лучшей практики среди остальных заинтересованных сторон. Стандартизируя формат рассмотрения и изучаемые характеристики, организация получает также возможность выполнять сравнение различных проектов между собой и распространять самую удачную практику более эффективно.
Стандартное содержание периодических оценок состояния должно включать в себя разделы, обозначенные в таблице 9.2. Единственным, что менеджеру проекта придется извлекать из отбраковок, является оценка десяти самых высоких рисков. Но даже это будет преимущественно обновление предыдущей оценки. Существует хорошее эмпирическое правило, которое гласит, что диаграммы оценки состояния должны с легкостью создаваться менеджером проекта за один день. Такие минимальные усилия оказываются возможными, если данные хранятся в электронном виде. Тема «Технический прогресс», приведенная в таблице, обсуждается в главе 13.
Таблица 9.2.
Стандартное содержание оценки состояния
Тема | Содержание |
Персонал | План по найму в сравнении с реальностью Нестыковки, дополнения |
Финансовые | План затрат по сравнению с реальными затратами для предыдущей, |
тенденции | текущей и будущей основных контрольных точек Прогноз прибыли |
10 самых опасных | Проблемы и планы разрешения рисков |
рисков | Количественные показатели (затраты, время, качество), связанные с возможными дефектами |
Технический | Планирование базовой конфигурации для основных контрольных точек |
прогресс | Состояние и показатели управления созданием ПО. Текущие тенденции изменений#Оценки тестирования и качества |
Таблица 9.2. (продолжение) Стандартное содержание оценки состояния
Тема | Содержание |
Планы и результаты | План, сроки и риски очередной основной контрольной точки |
основных | Результаты типа «прошел/не прошел» для всех критериев приемки |
контрольных точек | |
Область действия | Общие изменения размера, процесса роста и критериев приемки |
продукта в целом |