1.

Ответственность. На уровне набора работ расчетами должен заниматься тот, кто лучше всего знаком с заданием. Во-первых, за исключением в высшей степени технических задач, ответственными за выполнение работы по графику и смете обычно являются управляющие первого уровня или техники, которые хорошо разбираются в полученном задании и обладают опытом работы. Они дадут не цифру, взятую с потолка или спущенную сверху, а будут основываться на своих собственных знаниях и опыте. Во-вторых, они будут стараться, чтобы все их расчеты оправдались в процессе выполнения работы. Если же не интересоваться мнением непосредственных работников, то очень трудно требовать с них ответственности за выполнение работы в срок. Точные расчеты времени требуют особого внимания ответственных за работу.

Так как проекты являются штучной работой, то в оценке затрат времени, ресурсов и финансов кроется определенная, изначально предполагаемая опасность, исходящая от других источников. Расчеты, базирующиеся на прошлом опыте, хотя их легче и дешевле получить, основываются на том, что будущее базируется на прошлом, и, таким образом, не учитывают фактора неопределенности нового задания.

2.

Нормальные условия. Расчеты времени, затрат и ресурсов проводят, исходя из определенных предположений. Расчеты должны основываться на нормальных условиях, эффективных методах и нормальном уровне ресурсов. Иногда нормальные условия трудно определить но организация должна выработать общее представление о том что является «нормальными условиями для каждого проекта». Если нормальный рабочий день составляет 8 часов, то и расчет времени должен основываться на восьмичасовом рабочем.

дне. Аналогично, если нормальный рабочий день имеет две смены, то расчет времени должен основываться на двухсменном рабочем дне. Любой расчет времени должен отражать эффективные методы использования нормального количества имеющихся в наличии ресурсов — людских или технических. Например, если программой занимаются три программиста или для строительства дороги используются два грейдера, то расчеты времени и затрат должны основываться на нормальном уровне ресурсов, если, конечно, не прогнозировать, что «норма» будет изменена. Также на этой стадии нельзя учитывать возможные противоречия/конфликты потребностей в ресурсах для параллельных проектов. Потребность в перераспределении ресурсов будет рассмотрена в главе 7.

3.

Единицы времени. Единицы измерения времени должны быть выбраны на ранней стадии разработки сети проекта. Все расчеты времени работ должны иметь неизменные единицы времени. Расчет времени должен учитывать, является ли нормальние время календарными днями, рабочими днями, рабочими неделями, человеко-днями, одной сменой, часами, минутами и т.д. На пр актике понятие «рабочий день» чаще всего используется при выражении времени выполнения работ. Однако в таких проектах, как операция по пересадке сердца, минута как единица времени будет более приемлема. Одним из таких проектов, где в качестве единицы времени использовалась минута, была перевозка пациентов из старого здания больницы на одном конце города в новое здание на другом. Так как в некоторых случаях жизнь пациента была под угрозой, понятие минуты как единицы времени было использовано для обеспечения безопасности и систем жизнеобеспечения в экстренных случаях. То есть, мы хотим сказать, что анализ сети требует стандартной единицы времени. Когда компьютерные программы позволяют делать выбор, необходимо обозначать отличие от стандартной единицы времени. Если стандартной единицей времени является пятидневная рабочая неделя, а срок выполнения работ рассчитан в календарных днях, то срок должен быть пересчитан с учетом нормальной рабочей недели. Например, если транспортировка большого нефтяного насоса из Сиэттла на буровую на Аляске занимает 14 календарных дней, то срок выполнения будет 10 рабочих дней.

4.

Независимость. Оценщики должны рассматривать каждое конкретное задание, как независимое от других заданий, интегрированных СРРПЭ. Учет мнения управляющих первого уровня приводит к тому, что задания рассматриваются независимо друг от друга, и это правильно. Управляющие верхнего уровня имеют тенденцию объединять несколько заданий, используя один расчет времени на отдельное задание по отношению к целому. Если все задания представляют собой последовательную цепочку и выполняются одной группой или отделом, лучше не запрашивать все расчеты по цепочке сразу; таким образом удастся избежать того, что планирующий посмотрит на всю цепочку и постарается откорректировать время на отдельные задания в цепочке и подогнать их под произвольный график или «грубый подсчет» всего времени на весь.

участок проекта. Такая тенденция не учитывает факторов неопределенности в работе и обычно приводит к слишком оптимистичным расчетам времени на выполнение задания. Итак, расчет времени выполнения каждою задания должен производиться независимо от других заданий.

5.

Непредвиденные обстоятельства. При расчетах наборов работ не должны учитываться непредвиденные обстоятельства. Расчеты должны исходить из нормальных или средних условий, даже если каждый набор ра бот не будет выполнен точно так, как это было запланировано. На этот случай у управляющих верхнего уровня есть дополнительный фонд на непредвиденные обстоятельства, который и будет использован в непредвиденных случаях.

6.

Ошибки в расчетах. И, наконец, культура управления проектом должна давать право на ошибку в расчетах. Наказание за ошибку быстро приведет к негативным результатам — для подстраховки будут сделаны большие допуски при расчетах времени, ресурсов и затрат. Доверие же даст более реалистичные расчеты.

ВЫВОДЫ.

Составление ТЗ проекта и распределение работы по этапам являются ключевыми моментами практически для всех аспектов управления проектом. Составление ТЗ ставит акцент на каждом конечном пункте проекта. Структура обеспечивает уверенность в том, что все задачи в проекте определены, и рассмафивает проект с двух точек зрения: с точки зрения промежуточных результатов и точки зрения организационной ответственности.

СРРПЭ не дает возможности проекту полностью попасть под влияние организационной функции или финансовой системы. Структура заставляет обращать внимание на реалистичные потребности в работниках, оборудовании и сметах. Использование структуры дает мощные возможности контроля за проектом, который выявляет отклонение от плана, определяет ответственность и указывает области, где надо улучшить работу. Без упорядоченного структурированного подхода невозможны ни хорошо разработанный план проекта, ни система контроля. СРРПЭ, СОС и коды счетов издержек и делают подход упорядоченным. СРРПЭ служит базой данных для развития сети проекта, которая позволяет рассчитать работу, персонал, оборудование, затраты.

Вопросы для повторения.

1.

Какая информация включается в счет издержек?.

2.

Какая информация включается в «набор работ»?.

3.

Что такое смета, распределенная по времени, по набору работ?.

4.

Что означает термин «сворачивание набора» и в чем его важность для управляющего проектом?.

Упражнения.

1. Разработайте матрицу СРРПЭ для постановки пьесы в местном театре. Определите все промежуточные результаты и ответственные.

подразделения (или ответственных людей). Как вы закодируете свою систему? Дайте примеры наборов работ в одном из своих счетов издержек.

2. Приведите пример известного вам или интересующего вас проекта.

КЕЙС.

Футбольный клуб «Манчестер Юнайтед».

Загружая на кухне посудомоечную машину, Николетт Ларсон рассказывала своему мужу Кевину о первом заседании Комитета по организации соревнований с участием «Манчестер Юнайтед». Миссис Ларсон, называющая себя «футбольной мамой», была избрана директором соревнований и отвечала за организацию первых летних игр клуба.

Футбольный клуб «Манчестер Юнайтед» (ФКМЮ), базирующийся в Манчестере, штат Нью-Гэмпшир, был образован в 1992 г. с целью обеспечить более высокий уровень подготовки игроков-любителей и, таким образом, подготовить их к Государственной Программе Олимпийского Развития и участию в школьных и университетских командах. В клубе тренируются 24 мальчика и девочки (в возрасте от 9 до 16 лет), являющихся членами команд-участников Футбольной Ассоциации Гэмпшира и Женской Футбольной Лиги Гранитного Штата. Осенью того же года совет директоров клуба с целью получения доходов принял решение спонсировать летний футбольный чемпионат, для участия в котором приглашались все желающие. Поскольку среди молодежи футбол пользовался огромной популярностью, организация и проведение летних соревнований стали распространенным способом зарабатывания денег. ФКМЮ регулярно принимает участие в 3—4 летних соревнованиях в различных местах в Новой Англии. Такие соревнования приносят клубу-организатору от $50 ООО до $70 ООО. ФКМЮ нужны дополнительные средства для ремонта, переоборудования и расширения футбольных полей спорткомплекса Рок Риммон. Средства также могли бы пойти на расширение программы стипендий, которые клуб выплачивает как финансовую помощь тем игрокам, которые не могут позволить себе ежегодный взнос в размере $450.

Николетт описала мужу шаг за шагом все, что в тот вечер происходило на первом заседании комитета. Она начала заседание с того, что попросила всех представиться и немного рассказать о себе, и далее объявила о том, как она рада, что клуб собирается спонсировать свой собственный чемпионат. Затем она предложила членам комитета внести свои предложения о том, что надо будет сделать для организации и проведения соревнований; при этом она записывала их мнения на огромных листах.

Все это вылилось в свободный обмен мнениями и предложениями. Один из присутствующих немедленно подчеркнул важность приглашения квалифицированных судей и подробно описал, как команда его сына проиграла чемпионат из-за неквалифицированного судейства. За этим последовали другие истории о несправедливости на футбольном поле. Другой присутствующий предложил немедленно войти в контакт с местными колледжами и попросить у них разрешения использовать их поля» Более 30 минут было потрачено на обсуждение того, как будет проводиться отбор команд и какую плату комитет будет взимать за участие в соревновани» ях. Спор разгорелся по поводу того, нужно ли награждать команды-победительницы в каждой возрастной группе медалями или кубками. Одни считали, что медали — это слишком дешево, другие, что кубки — это слишком дорого. Кто-то предложил найти местных спонсоров для того, чтобы собрать средства на проведение соревнований. За предложением продавать футболки с эмблемой соревнований последовали критические замечания о футболках, которые родители купили на других подобных соревнованиях. Кто-то предложил пригласить знакомого художника для разработки эмблемы соревнований. Собрание закончилось на 30 минут позже запланированного срока, и до конца досидела только половина членов комитета. Николетт приехала домой с семью листами идей и предложений и мигренью.

Наливая воду в стакан и давая Николетт лекарство от головной боли, Кевин старался утешить жену тем, что организация соревнований — это более крупный и сложный проект по сравнению с теми, над которыми он работает в своей проектно-технической фирме. Он предложил помочь в разработке плана проекта и сказал, что первым делом им надо будет разработать СРРПЭ для проекта.

Разработайте для чемпионата набросок структуры распределения работ р >екта по этапам, как минимум для трех уровней детализации. Каковы основные промежуточные результаты для организации и проведения такого мероприятия, как футбольные соревнования?.

Каким образом создание СРРПЭ разрешит некоторые проблемы, возникшие во время первогс заседания и поможет Николетт организовать и спланировать проект ?.

Где Николетт может получить дополнительную информацию, которая даст ей возможность разработать СРРПЭ для соревнований?.

Как могут Николетт и ее основные помощники использовать СРРПЭ для проведения расчетов, затрат на соревнования? Почему это может быть полезной информацией?.

...................................................................... .. ... ... . ... .. .......... .........ггггггггггггг.ггггггг.гггг..................гг-;.

L:.......Г......гггггггг.гггггггггггггггггггг

ЧАСТЬ 1.

Построение упражнения.

Компьютерные упражнения, приводимые в главах 3, 4, 7 и 12, должны помочь обучающимся применить принципы, изложенные в этих главах. Основной общей целью упражнений является разработка интегрированной системы управления, необходимой для принятия решений или контроля за работой над проектом. Главная задача для учащегося --постараться понять все связи между отдельными частями упражнений, а не просто ознакомиться с программой конкретного проекта. Такая задача чрезвычайно полезна как для проектов, использующих программы, так и для тех, кто ими не пользуется. Упражнения и вопрос ы составлены таким образом, чтобы развить у учащегося способность ориентироваться в связях.

Упражнения должны дать студентам возможность научиться пользоваться коммерческими пакетами прикладных программ, которые основаны на сетевых графиках и включают процедуры для ограничения расходов ресурсов и увеличения доходов. В каждом упражнении используется информация, разработанная в предыдущих упражнениях; следовательно, убедитесь, что все файлы сохранены так, чтобы вывод из предыдущих упражнений можно было использовать, как исходный пункт (или ввод) в последующих упражнениях.

Структура и исходные допуски упражнения.

При выполнении упражнений приходится идти на определенные жертвы, чтобы обогатить опыт обучения. Перегруженность данными и ненужными деталями — одна из основных проблем, с которой сталкиваются студенты. Она снижает способность четко определить проблемы проекта, проанализировать информацию и сравнить альтернативы. Хотя в упражнениях рассказывается о реальных проектах, они упрощены, а детализация сведена до минимума, чтобы можно было сосредоточить внимание на применении принципов управления проектом и понимании связей. Кроме этого, внесены другие упрощения, позволяющие студентам и преподавателям прослеживать проблемы и обсуждать результаты. Такие допуски отвлекают, но сосредоточивают внимание на целях упражнений и не дают учащимся возможности запутаться в тонкостях программ. Увеличение детализации означает переход от подобных упражнений к реальным проектам. Ниже приведены упрощения (убедитесь, что они использованы в таких разделах программ, как «дефолт», «предпочтения» и «выбор»):.

♦ Каждый вид деятельности будет представлять набор работ.

♦ Ресурсы будут распределяться по командам, а не по отдельным работникам. Изначально есть семь команд: по команде на ведение документации, сборку/испытания и закупки, плюс две команды дизайнеров и две команды разработчиков.

♦ В течение года используется семидневная рабочая неделя, без выходных.

♦ Используется восьмичасовой рабочий день, или 56-часовая рабочая неделя. Сверхурочные работы не допускаются.

♦ Работа над проектом начинается 1 января следующею года.

♦ Проект не предусматривает накладных расходов. Используются только расходы на ресурсы, определенные как затраты на единицу использованного времени.

Внимание: опыт научил студентов часто составлять отдельные дублирующие файлы для каждого упражнения. Но программы никогда не бывают настолько полезными, насколько этого от них ожидают.

ПРОЕКТ ПОЛНОСТЬЮ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ КОНВЕЙЕРНОЙ ЛИНИИ Описание проекта.

Новая, управляемая компьютером, полностью автоматизированная конвейерная линия — это увлекательнейший проект, который позволит разместить на ленте конвейера детали на расстоянии всего одного миллиметра друт от друга. Данный проект сделает возможным замену старого оборудования и установку системы нового оборудования с низкими затратами. Автоматизированная конвейерная линия имеет все шансы стать критическим блоком в 30% систем, работающих в производстве. Нрвую систему будет проще обновлять с помощью новых технологий. Таблицы АЗ-1, АЗ-2 и АЗ-З были разработаны для выполнения упражнений по проекту.

Задание.

Разработайте СРРПЭ, используя имеющиеся у вас программы (на этом этапе не нужна СОС). Вы можете вводить данные о времени проведения работ, ресурсах, затратах и предшествующих действиях, если этого требует ваша программа.

Вопрос.

Позволяет ли данная информация (СРРПЭ ) определить вехи проекта? Если да, то почему и каковы они? Если нет, то почему?.

Внимание! Сохраните файл для будущих упражнений!.

Таблица АЗ-1. ПРОЕКТ ПОЛНОСТЬЮ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ, УПРАВЛЯЕМОЙ КОМПЬЮТЕРОМ КОНВЕЙЕРНОЙ МАШИНЫ

* Программного обеспечения.

Таблица АЗ-2. ПРОЕКТ КОНВЕЙЕРА, КОНТРОЛИРУЕМОГО КОМПЬЮТЕРОМ

Таблица АЗ-З. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ

Разработка сетевого плана.

Разработка сетевого графика проекта От набора работ к сетевому графику Конструирование сетевого графика проекта Принципы построения и анализа сетевых графиков типа ОУ Оценка начала и окончания работ г помощью сетевого графика Процесс расчета параметров сетевого графика Как используются результаты прямого и обратного анализа сетевого графика.

Уровень детализации операций Свободные окончания.

Приближение к реальности посредством улучшенных методов построения сетевых графиков.

Приложение 4-1. Упражнение «Компьютерный проект», часть 2 Приложение 4-2. Построение сетевых графиков типа «операции