Составление планов на случай непредвиденных обстоятельств способствует завершению проекта вовремя и с соблюдением сметы. Ответственность за риски должна быть четко определена и документально оформлена. Желательно и дальновидно в качестве подстраховки иметь резерв на случай рисков. Сметные резервы связаны с распределением работы по этапам и информация должна быть доведена до сведения проектной команды. Контроль за резервами управления должен остаться в сфере компетенции владельца, управляющего проектом и линейного управляющего. Использование резервов на случай непредвиденных обстоятельств нужно тщательно отслеживать, контролировать и проверять на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Управлением рисками можно заниматься до начала разработки проекта или в случае риска. Из опыта четко видно, что использование формализованного упорядоченного процесса для работы с предсказуемыми и непредсказуемыми рисками снижает возможность неприятных неожиданностей, затраты, простои, стрессы и непонимание. В случае рисков или необходимости изменений использование эффективного процесса контроля над изменениями для быстрого санкционирования и документирования изменений будет способствовать оценке проведения работ относительно графика и затрат.
Вопросы для повторения.
1.
Если проект тщательно спланирован, проектные риски можно/ нельзя устранить. Объясните.
2.
Возможность рисков и соответственный им рост затрат меняются на протяжении жизненного цикла проекта. Каково значение этого явления для управляющего проектом?.
3.
Объясните, в чем разница между сметными резервами и резервами управления.
4.
Как связаны между собой структура распределения работы по этапам проекта и контроль над изменениями?.
5.
Каковы возможные последствия неприменения процесса контроля над изменениями? Почему?.
Упражнения.
1.
Соберите небольшую группу студентов. Подумайте, какой проект будет понятен большинству студентов; связанные с ним задания тоже должны быть знакомы. Выявите и оцените большие и малые риски, присущие проекту. Решите, как вы будете на них реагировать. Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств для 2—4 выявленных рисков. Оцените затраты. Выделите резервы на случай непредвиденных обстоятельств. Какое количество резервов ваша команда выделила бы на весь проект? Обоснуйте свой выбор и расчеты.
2.
Вас включили в команду по разрешению проектных рисков, состоящую из пяти человек. Так как ваша организация впервые официально сфор¬.
мировала команду по выводу проекта из рисков, то вы надеетесь, что ваша команда разработает процедуру, которую можно будет использовать для всех будущих проектов. Первое собрание вашей команды должно состояться в следующий понедельник утром. Каждого члена команды попросили подготовиться к собранию, разработав как можно более подробную схему, описывающую подход команды к решению проектных рисков. Каждый член команды должен представить свою схему в начале собрания. Схема должна включать следующую информацию, но не ограничиваться только ей:.
а.
Цели команды.
б.
Процесс разрешения рисков.
в.
Действия команды.
г.
Итоги работы команды.
УЧЕБНАЯ СИТУАЦИЯ.
Туры на Аляску «Самолетом на рыбалку»*.
Вы и ваши коллеги из Great Alaska Adventures (GAA) сидите у камина в охотничьем домике в г. Диллингем, Аляска, и обсуждаете совместные планы на экспедицию — рыбалку. До этого в тог же день вы получили факс от президента Blue Note, Inc. Президент этой компании хочет премировать своих сотрудников — управляющих высшего уровня, полностью оплатив им участие в туре на Аляску «Самолетом на рыбалку». Президент компании хотела бы, чтобы GAA организовала и провела подобный тур-экспедицию.
Вы только что закончили работу над предварительным документом о масштабе проекта (см. ниже). Сейчас вы пытаетесь определить все потенциальные риски, связанные с проектом.
1.
Определите потенциальные риски, связанные с данным проектом. Попробуйте выявить не менее 5 рисков.
2.
Для анализа выявления рисков используйте матрицу оценки риска, подобную представленной на рис. 5-2.
3.
Для описания выхода из каждого конкретного риска разработайте матрицу реагирования на риск, подобную представленной на рис. 5-4.
Документ о масштабе проекта.
Цель проекта.
Организовать и провести 5-дневную экспедицию «Самолетом на рыбалку» по реке Тикчик (The Tikchik River System) на Аляске с 21 по 25 июня со стоимостью, не превышающей $18 ООО.
Промежуточные результаты.
»» ♦ Обеспечить перелет от г. Диллингема, Аляска, до Лагеря 1 и от Лагеря 2 до г. Диллингема.
♦ Обеспечить водный транспорт, состоящий из двух восьмиместных дрифтеров с навесными моторами.
♦ Обеспечить трехразовое питание на реке в течение 5 дней.
♦ Обеспечить четырехчасовой инструктаж для участников экспедиции по ужению на блесну.
♦ Обеспечить ночлег в сторожке в г. Диллингеме, а также три четырехместные палатки со спальными местами, принадлежностями и лампами.
♦ Обеспечить четырех опытных проводников-рыбаков, знающих реку и умеющих удить на блесну.
♦ Обеспечить всех туристов разрешениями на рыбалку.
Этапы.
1.
Подписание контракта — 22 января.
2.
Прибытие туристов в г. Диллингем — 20 июня.
3.
Вылет из базового Лагеря 1—21 июня.
4.
Вылет из базового Лагеря 2 в г. Диллингем — 25 июня.
Технические требования.
1.
Самолеты до и из базовых лагерей.
2.
Лодки для передвижения по реке Тикчик.
3.
Цифровые мобильные системы связи.
4.
Оборудование для лагерей и рыбалки, соответствующее требованиям для Аляски.
Ограничения и исключения.
1.
Туристы сами несут ответственность за организацию перелета до и от г. Диллингема, Аляска.
2.
Туристы несут ответственность за подготовку своей одежды и рыболовного снаряжения.
3.
Местные воздушные перевозки до и от базовых лагерей будут производиться за счет внешних ресурсов.
4.
Гиды не несут ответственности за количество лосося, пойманного турис та ш.
Заказчик.
Президент Blue Note, Inc.
УЧЕБНАЯ СИТУАЦИЯ Silver Fiddle Construction (SFC).
Вы являетесь президентом SFC, специализирующегося на строительстве высококачественных жилых домов по индивидуальному заказу в районе Грэнд Джанкшн (Grand Junction, Colorado). Семья Чопек заключила с вами контракт на строительство дома. Вы действуете в качестве генерального подрядчика и из наемных работников вы пользуетесь услугами только бухгалтера, работающего на половину ставки. В качестве субподрядчиков все строительные работы выполняют местные специалисты.
Жилищное строительство в Грэнд Джанкшн переживает бум. В текущем году по предварительному вы графику должны сдать 11 домов. Вы обещали Чопекам, что окончательная цена будет в пределах от $290 ООО до $320 ООО, и что на строительство дома уйдет 5 месяцев от начала нулевого цикла. Чопекам хотелось бы, чтобы проект не был выполнен в срок, чтобы сократить расходы.
Вы только что закончили работу над предварительным документам о масштабе проекта (см. ниже). Сейчас вы пытаетесь определить все потенциальные риски, связанные с проектом.
1.
Определите потенциальные риски, связанные с данным проектом. Попробуйте выявить не менее 5 рисков.
2.
Для анализа выявленных рисков используйте матрицу оценки риска, подобную представленной на рис. 5-2.
3.
Для описания выхода из каждого конкретного риска разработайте матрицу реагирования на риск, подобную показанной на рис. 5-4.
Документ о масштабе проекта.
Цель проекта.
Построить высококачественный жилой дом в течение 5 месяцев с затратами, не превышающими $320 ООО.
Промежуточные результаты.
♦ Готовый дом площадью 2500 футов, 2V
ванных комнат, 3 спальни.
♦ Готовый, отдельно стоящий гараж, обложенный камнем.
♦ В кухне установлены плита, духовка, микроволновая печь и посудомоечная машина.
♦ Высокоэффективный газовый камин с программируемым термостатом.
Этапы.
1.
Разрешение получено — 5 июля.
2.
Заливка фундамента — 12 июля.
3.
Внутренние работы — установка рам, внутренняя отделка, слесарные работы, электропровода и технический осмотр — пройти.
25 сентября.
4.
Окончательный осмотр и приемка — 7 ноября.
Технические требования.
1.
Дом должен соответствовать местным строительным нормам.
2.
Все окна и двери должны удовлетворять рейтингам NFRC класс 40.
3.
Внутренняя отделка стен должна соответствовать «R» фактору 21.
4.
Отделка потолка должна соответствовать «R» фактору 38.
5.
Отделка полок должна соответствовать «R» фактору 25.
6.
В гараже должны помещаться 2 легковые машины и один небольшой внедорожник.
7.
Конструкция должна соответствовать требованиям сейсмической устойчивости.
Ограничения и исключения.
1.
Дом должен быть построен по спецификациям и дизайну, указанному в оригинальных чертежах, предоставленных заказчиком.
2.
Владелец дома несет ответственность за благоустройство участка.
3.
Холодильник не входит в число видов оборудования, устанавливаемого в кухне.
4.
Установка кондиционеров не входит в работу, но техническая подготовка к их установке проводится.
5.
SFG оставляет за собой право на подписание контракта.
УЧЕБНАЯ СИТУАЦИЯ Проект Javacom LAN Project.
Javacom — это небольшая консалтинговая фирма, работающая в сфере/области информационных систем и расположенная в г. Мэридиэн, Луизиана (Meridian, Louisiana). Фирму пригласили разработать и установить местную систему связи для агентства социального обеспечения города Мэридиэн. Вы являетесь управляющим проектом, иод вашим руководством в вашей команде работают два специалиста Javacom и один приглашенный специалист из местного университета.
Вы только что закончили работу над предварительным документом о масштабе проекта (см. ниже). Сейчас вы пытаетесь определить все потенциальные риски, связанные с проектом.
1.
Определите потенциальные риски, связанные с данным проектом. Попробуйте выявить не менее 5 рисков.
2.
Для анализа выявленных рисков используйте матрицу оценки риска, подобную показанной на рис. 5-2.
3.
Для описания выхода из каждого конкретного риска разработайте матрицу реагирования на риск, подобную показанной на рис. 5-4.
Документ о масштабе проекта.
Цель проекта.
Для Агентства социальных услуг г. Мэридиэн (Meridian Social Service Agency) разработать и установить хестную систему связи в течение 1 месяца со сметой, не превышающей $82 ООО.
Промежуточные результаты.
♦ Двадцать рабочих станций.
♦ Сервер с двойным процессором Pentium.
♦ Два лазерных принтера Si/Si MX от Hewlett Packard.
♦ Сервер Windows NT и операционная система блоков.
♦ Четырехчасовой курс обучения для персонала заказчика.
♦ Шестнадцатичасовой курс обучения для руководителя системой от клиента.
♦ Полностью действующая система LAN.
Этапы.
1.
Оборудование — 22 января.
2.
Определение приоритетов для пользователя и подписание —.
26 января.
3.
Полное испытание сети — завершено к 1 февраля.
4.
Испытание сайта клиента — завершено ко 2 февраля.
5.
Обучение — завершено 16 февраля.
Технические требования.
1.
Компьютеры с 17-дюймовыми мониторами, процессором Pentium.
II, 128 MB RAM, 4 MB SVGA, 32X CD-ROM, zip drive, карта Ethernet, 4.0 GB hard drive.
2.
Карты интерфейса PCI 64 Ethernet LAN и соединений Ethernet (должны передавать при минимум 100 mbpc).
3.
Система должна поддерживать платформу Windows NT и быть совместимой с У2К.
Ограничения и исключения.
1.
Гарантийный срок — 1 месяц с момента последнего испытания.
2.
Гарантии переданы клиенту.
3.
Ответственность только за установку программ, указанных клиентом за 2 недели до начала проекта.
4.
Клиенту будет представлен дополнительный счет за дополнительную работу сверх той, которая указана в контракте.
Заказчик.
Директор Агентства социальных услуг г. Мэридиэн.