2.

Дайте оценку тому, что было сделано неправильно, а что способствовало успеху.

3.

Определите, какие нужно сделать изменения, чтобы улучшить выполнение проектов в будущем.

Инструментами для поддержания постоянных улучшений и создания новых навыков являются аудит проекта и отчет.

К сожалению, почти 90% всех проектов не проходят серьезную ревизию или аудит. Кроме того, полученные уроки не регистрируются и не используются для улучшения управления будущими проектами. Неумение последовательно осуществлять проверку проектов и сообщать о выводах — это потерянные возможности. По нашим наблюдениям, 10% проектов, которые проходят серьезную проверку, осуществляются хорошо управляемыми организациями, которые твердо придерживаются принципа непрерывного усовершенствования и обучения.

Проверка проекта — это не просто отчет о прогрессе проекта, который был описан в 12-й главе и целью которого является проверка работы проекта. Отчет о состоянии проекта аналогичен рассматриванию проекта в телескоп. Проверки аналогичны рассматриванию проекта в полевой бинокль — более широкий взгляд на проект в организационной среде. При проверке проекта используются показатели работы и данные прогноза.

Проверка проекта охватывает больше аспектов. Она рассматривает, почему проект был выбран. Она включает переоценку роли проекта в приоритетах организации. Проводится также и проверка организационной культуры, чтобы убедиться, что она способствует выполнению данного типа, проекта. Проверка проекта определяет, соответствующим ли образом укомплектована команда и насколько хорошо она работает. Проверка текущих проектов должна включать проверку внешних факторов, которые могут изменить направление проекта или его значение, таких как, например, технология, правительственные законы, конкурентные товары. Аудит проектов включает ревизию всех факторов, связанных с проектом и управлением будущих проектов.

Проверка проектов может осуществляться в процессе выполнения проекта и после его завершения. Разница в этих проверках незначительна.

♦ Проверка в процессе осуществления проекта. Проверка проектов в начале их осуществления позволяет предпринять корректирующие действия на проверяемом проекте или других выполняемых проектах в случае необходимости. Проверка в ходе осуществления проекта сосредоточена на прогрессе и работе и проверяет, не изменились ли условия. Например, не изменились ли приоритеты? Актуальна ли все еще миссия проекта? В редких случаях в отчете о проверке может быть дана рекомендация о закрытии выполняемого проекта.

♦ Проверка проекта после его завершения. Это более тщательная и детальная проверка, чем проверка в процессе осуществления. Она подчеркивает необходимость улучшения управления будущими проектами. Такие проверки ориентированы на более длительный период. Проверки после выполнения проекта оценивают проектную работу, но аудит представляет более широкий взгляд на роль проекта в организации, например, были ли фактически получены заявленные стратегические выгоды.

На глубину и детальность проверки проекта влияют многие факторы. Некоторые из них приведены в таблице 13-1. На аудит необходимо выделять столько времени и денег, сколько требуется. Проведение проверок в начале процесса выполнения проекта обычно бывает поверхностным, если не выявлены какие-то серьезные проблемы. Тогда, конечно, будет проведена более тщательная проверка. Поскольку проверка в процессе выполнения проекта может вызвать беспокойство и оказаться разрушительной для проектной команды, то следует позаботиться о сохранении морального состояния команды. Проверка должна быть проведена быстро, а отчет должен быть позитивным и конструктивным. Проверка после выполнения проекта более подробна и обширна и содержит больше информации от проектной команды.

Короче, планируйте проверки и ограничивайте время проверок. Например, для проверок после выполнения проекта вполне достаточно 1 недели, за исключением очень крупных проектов. После этого срока минимальная польза от дополнительной информации быстро снижается. Для аудита небольших проектов может быть достаточно 1—2 дней и 1—2 человек.

Команда по приоритетам хорошо справляется с выбором проектов и мониторингом работ — издержками и временем. Однако ревизия и оценка проектов и процесс управления проектом обычно передается независи-.

мым аудиторским группам. Каждая аудиторская группа отвечает за оценку и ревизию всех факторов, связанных с проектом и управлением будущих проектов. Результатом аудита проекта является отчет.

Процесс проверки проекта и подготовки письменного отчета обсуждается в двух первых разделах этой главы.

Таблица 13-1. ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ГЛУБИНУ И ДЕТАЛЬНОСТЬ.

ПРОВЕРКИ

Условия и методы для закрытия текущего и завершенного проектов обсуждаются в третьем разделе главы. И в последнем разделе рассматриваются вопросы оценки команды, ее членов и руководителя проекта.