2.

Пишите конкретно, что, от кого и к какому сроку вы хотите. Главная мантра менеджера: Who, What, When. В MS Outlook есть возможность выставить письму опции, чтобы оно краснело в списке писем по наступлении определенного срока. (Правда, надо помнить, что не все могут пользоваться почтовым клиентом MS Outlook . Слава: да, бывают такие ущербные люди ©. Саша: попрошу не обижать пользователей Gmail. ©).

3.

Не пишите письма в виде потоков сознания. Бейте на абзацы. Чем длиннее письмо, тем меньше шансов, что его прочтут вообще, тем более, прочтут сразу. Читать «потоки сознания» всегда очень страшно, всегда бросаешь чтение на половине и откладывается на конец дня. И часто эти письма уползают потом вниз в списке входящих, так и не будучи прочитанными.

Хорошая практика - разбить длинное письмо на абзацы. И к каждому абзацу жирным написать ключевую мысль. Чтобы люди промотали, поняли, о чем письмо, и если им интересно, то могли почитать детали.

4.

Не сваливайте в одном письме несколько вопросов. Если же в письме поднимаются сразу несколько вопросов, то обязательно родится несколько дискуссий, которые пойдут в разных направлениях, появятся параллельные потоки обсуждений, и наступит полный почтовый бардак. К слову, иногда в почте это устраивается сознательно - отвечать-то неохота...

5.

Отправленные письма добавляйте в папку "Follow up" ("Напомнить") или в календарь. Часто так бывает, что задач много, запросов много. Кому-то что-то отправили и забыли. А вспомнили, когда уже стало поздно. И человек еще может подумать, что его ответ вам был не очень важен. Лучше ставить себе напоминание. Во многих почтовых клиентах, в том числе в MS Outlook возможность follow-up реализована. Значит, нужно ее использовать и ставить: «Напомнить мне к такому-то числу.» У вас в Аутлуке вообще задействованы какие-то закладки кроме Почты? А почему? :).

В MS Outlook вы можете просто перетащить письмо мышкой и бросить его на «Календарь» на ту дату, в которую вы хотите, чтобы вам про это письмо напомнили. Также можно перетащить письмо и бросить его на «Задачи», сделав из него задачу. И это письмо попадет в список задач.

Кроме того, если письма идут по разным проектам и вопросам, на разные почтовые ящики, товам не обойтись без сортировки писем по различным папкам (нужны настроенные автоматические фильтры) и механизма напоминаний. Пришло письмо - если в данный момент вы на него ничего ответить не можете, то вы знаете, что это письмо вы не удаляете.

Согласно методике Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена каждое письмо, которое вы пишете или получаете, должно у вас куда-то попасть - в какой-то список чего-то. Помечая так каждое письмо, вы периодически не просто прочитываете почту, но и контролируете действия, которые вы ждете от себя и от других.

6. По результатам письменного обсуждения всегда пишите ИТОГО. Несмотря на то, что общение происходит письменно, все равно, некоторые люди одни и те же слова понимают по-разному. Многие наверняка знают, что после совещания надо обязательно написать протоколы совещания, где излагаются принятые решения и обоснования. С письменными обсуждениями это - тоже хорошая практика.

Если вам кажется, что человек вас понял, это совершенно не означает, что он вас понял. И это совершенно не означает, что он понял, что вы от него хотели. Напишите письмо, подведите итог.

Напоследок, если вы что-то пишете, то помните, что ваше письмо может быть переправлено кому-то еще, намеренно или не намеренно. Поэтому использовать язык «для своих» или, тем паче, ругаться в письмах неприличными словами, не стоит. Может выйти боком.

Каждому менеджеру время от времени приходится выступать: во время отчетов по проекту перед начальством или заказчиком, во время публичных обсуждений, во время презентации каких-то идей и т.д. То, насколько люди хорошо выступают публично, во многом создает их имидж, особенно в глазах начальства или заказчиков.

Александр Орлов: В Intel довольно заметно была разница в навыках публичных выступлений у различных менеджеров. Раз в квартал происходило Ops Review (Operations Review). Вице-президент по software приезжал в каждый филиал, и местные руководители проектов выступали перед ним, рассказывая, как они провели последние три месяца: результаты, что было хорошо, потенциальные проблемы и т.д. И все это в виде презентации.