2.
Работа по планам, разработанным на случай непредвиденных обстоятельств в случае риска, относится к изменениям в показателях основных затрат и графиков (работ).
3.
Предлагаемые членами проектной команды изменения для улучшения работы, процесса и т.д. составляют еще одну категорию.
Так как изменения неизбежны, то хорошо налаженный процесс проверки и контроля над изменениями должен вводиться на ранних стадиях цикла планирования проекта.
Как правило, системы контроля над изменениями включают в себя составление отчетов, контроль и регистрацию изменений по отношению к основному плану. В некоторых организациях системы контроля над изменениями рассматривают как часть управления структурой. На практике большинс-в- систем контроля над изменениями призваны выполнять следующи
< функции:.
1.
Выявить возможные изменения.
2.
Составить список всех ожидаемых последствий возможных изменений с указанием того, как они повлияют на график и смету.
3.
Официально рассмотреть, взвесить, оценить и одобрить или отклонить изменения.
4.
Участвовать в обсуждении и разрешении конфликтов, возникающих по поводу изменений условий и затрат.
5.
Доводить информацию об изменения к до сведения тех сторон, которых они касаются.
6.
Назначать ответственность за вынесение изменений.
7.
Отслеживать все изменения, которые необходимо вносить.
На рис. 5-5 представлен пример бланка требования на внесение изменений.
Требование на внесение изменений должно быть рассмотрено и одобрено или отклонено в предельно короткий срок. В случае крупного проек-
та для рассмотрения изменений в проекте могут потребоваться услуги целой команды специалистов. Чаще всего внесение изменений приводит к увеличению затрат, отставанию от графика работ, стрессам у членов рабочей команды, прерывает последовательность выполнения работ; поэтому достаточно часто члены команды сопротивляются предложениям внести изменения.
Каждое одобренное изменение должно быть четко указано и отражено в структуре распределения работы по этапам проекта и в основе проекта. Если систему контроля над изменениями не объединить со структурой распределения работы по этапам проекта и основой проекта, то и план проекта, и контроль вскоре придут к самоуничтожению. Таким образом, одним из ключевых моментов успеха в процессе контроля над внесением изменений является составление официального документа!.
Система контроля над внесением изменений дает следующие преимущества:.
1.
Необходимость составлять официальные документы приводит к отказу от внесения необоснованных изменений.
2.
Информацию о затратах на внесение изменений заносят и хранят в базе данных.
3.
Сохраняется целостность структуры распределения работы по этапам проекта и мер по внесению изменений.
4.
Прослеживается выделение и использование средств из сметного резервного фонда и резервного фонда управления.
5.
Четко определяется ответственность за внесение изменений.
6.
Последствия внесенных изменений четко видны и понятны всем заинтересованным сторонам.
1 Внесение изменений четко отслеживается.
8 Изменения в масштабе быстро отразятся на основе проекта и работе над ними.
Очевидны важность контроля над внесением из ie нений и необходимость того, чтобы было лицо (или группа лиц), ответственное за санкционирование внесения изменений и за то, чтобы этот процесс всегда соответствовал требованиям времени. Контроль над проектом во многом зависит от непрерывности процесса контроля над изменениями. Постоянное составление документации может быть полезно для ответа на вопросы клиентов, для выявления проблем при проверках после завершения работ над проектом, расчетах затрат на будущие проекты.