Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. Изучение проекта строительства большого нефтеперерабатывающего завода, проведенное Смитом и Таккером, показало, что плохая разработка технического задания и нечеткое определение основных составляющих проекта самым отрицательным образом сказались на его стоимости и графике работ. Пинто и Слевин доказали, что четкое определение целей больше, чем на 50% предопределяет успех на стадии формулирования концепции, планирования и выполнения проекта. Эшли и другие продемонстрировали, что у выдающихся, успешных проектов были четко разработаны технические задания и определены составляющие работы. Анализ Познера выявил, что, по мнению 60% респондентов-управляющих проектами, основной проблемой является отсутствие 1етких целей.
В ходе работы с болеи 1ем 1400 управляющими проектами в США и Канаде Гобелай и Ларсон установили, что около 50% проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей. Все эти результаты указывают на прямую зависимость успеха проекта от четкого определения его ТЗ. Четкое ТЗ заставляет как заказчика, так и всех участников проекта концентрироваться на целях проекта.
ТЗ должно разрабатываться под руководством управляющего проектом и клиента. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, технические требования и т.д. Так, например, промежуточным результатом на ранней стадии проекта может быть разработка документации; на второй стадии — три образца продукта; на третьей — значительное количество товаров для выпуска на рынок и, наконец, продвижение товара на рынке и обучение персонала.
Разработка технического задания на проект — это документ, который будет соответственно оформлен и использован владельцем проекта и участниками проекта для планирования и измерения успеха проекта. ТЗ объясняет, какую продукцию вы поставите своему клиенту по завершении проекта. ТЗ вашего проекта должно представлять намеченные результаты в конкретном и поддающемся измерению виде.