Чтобы понять необходимость осуществления проекта, необходимо изучить потенциальных потребителей продукта, созданного в результате реализации проекта, уровень конкуренции на рынке и определить характеристики конечного продукта. Именно поэтому начальная фаза проекта является важнейшей фазой проведения подготовительных работ. На этой фазе осуществляется обоснование проекта и принимается решение об его исполнении. Результаты проработки идеи будущего проекта на этой фазе позволят избежать проблем на всех последующих фазах жизненного цикла проекта. Особенно стоит отметить важность предпроектной стадии для инвесторов, поскольку цена изучения вопроса об эффективности проекта на этой стадии несоизмеримо ниже возможных убытков в будущем, когда недостаточно проработанный проект будет уже инициирован.

Недооценка значения фазы инициации является достаточно распространенной ошибкой. Очень часто в силу определенных условий, при проведении работ фазы инициации начинают проводиться работы следующей предполагаемой фазы планирования, а, бывает, и фазы исполнения проекта. PMBOK Guide of knowledge (Свод знаний по управлению проектами) определяет инициацию как процесс формального санкционирования нового проекта или перехода выполняющегося проекта в следующую фазу. Но формальное санкционирование проекта в большинстве организаций не происходит без предварительного анализа и планирования. Работу на этой фазе можно рассматривать как отдельный проект, выполняемый своей командой, со своими сроками и бюджетом.

Информационная система управления проектами (ИСУП) реализованная на базе программных продуктов Primavera, обеспечивает выполнение задач календарно-сетевого планирования не только на фазах уже собственно реализации проекта, когда известны и конкретизированы большинство исходных данных проекта, но и на этапе определения параметров будущего проекта.

Ниже приведены некоторые приемы и примеры использования инструментов Primavera при моделировании плана работы ВРГП и составлении концептуального плана проекта на фазе инициации.

• При моделировании работы ВРГП, как один из вариантов, проект создается в структуре проектов предприятия (EPS) со статусом «Планируемый». При составлении плана работы ВРГП для обозначения таких ключевых моментов, как «подписание приказа...», «проведение совещания...», «подписание письма...» и т.д., лучше использовать работы типа веха, которые имеют нулевую длительность. Таким образом, можно смоделировать план работы ВРГП по вехам.

• При создании проекта в структуре проектов предприятия целесообразно в идентификаторе проекта добавлять обозначение ВРГП (планирование работы ВРГП) или КП (создание концептуального плана проекта), как это представлено на рис. 6.1-1. В дальнейшем это будет удобным параметром, используемым при построении отчетов (например, для отображения / скрытия в отчете данных по обозначенным проектам).

Рис. 6.1-1. Концептуальный план проекта и план работы ВРГП в структуре проектов предприятия.

• Основной характеристикой фазы инициации с позиции создания концептуального плана будущего проекта является многовариантность. В ИСУП должна существовать возможность создания нескольких вариантов плана будущего проекта и инструментов для их дальнейшего сравнения между собой по определенным параметрам. В Primavera такой возможностью является создание проектов со статусом «Что-если» (рис. 6.1-2).

Удобство сравнения данных по нескольким проектам обеспечивается существующей в Primavera возможностью открытия нескольких проектов одновременно. Удобно сравнивать данные по нескольким проектам, используя пользовательские настройки окна отображения данных, сохраненные в виде макета. Интерфейс Primavera является достаточно гибким и настраиваемым под потребности пользователя. Как пример, в качестве параметров, используемых для сравнения вариантов концептуальных планов будущего проекта, могут использоваться предполагаемые даты финиша проекта, предполагаемые исходные длительности по проекту в целом и по отдельным этапам (уровням декомпозиции работ), предполагаемые даты ключевых моментов проекта (работы-вехи).

Рис. 6.1-2. Создание вариантов концептуального плана проекта.

• Для дальнейшей организации проектов по определенным категориям, каждому проекту должны назначаться соответствующие значения кодов проекта. Коды проекта упрощают использование таких инструментов, как фильтры, суммирование данных, группировка при анализе и сравнении данных по проектам. Они также удобны при построении отчетов, когда необходимо вывести данные по определенным категориям проектов. Для ведения проекта на фазе инициации в структуре кодов проекта можно добавить новые значения для кода Тип проекта (рис. 6.1-3). Например, Планирование работы ВРГП и Создание концептуального плана проекта. В дальнейшем это значение кода назначается проекту (рис. 6.1-4).

Рис. 6.1-3. Значение кода Тип проекта.

Рис. 6.1-4. Назначение кода проекта.

• При проведении работ на фазе инициации подписываются различные документы, проводятся совещания с утвержденными протоколами, ведется переписка. При успешном завершении фазы инициации проекта результатом работ на этой фазе является заключение договора (контракта) на проведение работ, принимается решение о продолжении проекта и издается приказ об инициации проекта. Проект переходит в следующую фазу жизненного цикла — планирование. При отрицательном результате фазы инициации издается приказ о завершении работ по проекту. Primavera поддерживает создание и ведение электронной библиотеки документов для обеспечения информационной поддержки проекта, начиная с самой первой фазы его жизненного цикла — фазы инициации (рис. 6.1-5).

Рис. 6.1-5. Документы проекта на фазе инициации.

• При работе с проектом достаточно удобным инструментом являются пользовательские поля данных. Они помогут отображать в таблицах, отчетах информацию по данным проекта, которые не предусмотрены стандартными полями (рис. 6.1-6). Это достаточно актуально на стадии, когда известны в основном укрупненные данные по проекту.

Рис. 6.1-6. Использование пользовательских полей при настройке параметров проекта.

• Чтобы накапливать информацию по ходу ведения проекта на фазе инициации удобно использовать заметки, которые назначаются на работы (рис. 6.1-7).

Рис. 6.1-7. Назначение заметок на работы проекта.

• Целесообразно выделить основные этапы (уровни декомпозиции работ). Например, это могут быть следующие этапы: разработка ЭО, утверждение предварительного ЭО и тарифных условий проекта, проектное финансирование, организационная работа, проведение конкурсов (тендеров), заключение договоров. Это позволит в дальнейшем получить укрупненный план-график работы ВРГП на фазе инициации.