УПРАВЛЕНИЕ КОНТРАКТОМ

УПРАВЛЕНИЕ КОНТРАКТОМ

Поскольку большая часть работы по проекту, в котором принимают участие различные организации, носит контрактный характер, в этом приложении рассматриваются различные типы контрактов, их достоинства и недостатки и то, как контракт влияет на формирование мотивов и ожиданий различных участников.
Контракт — это официальное соглашение между двумя сторонами, когда одна сторона (подрядчик) обязуется оказывать усу yi и а другая сторона (клиент) обязуется делать что-то взамен, обычно в виде оплаты подрядчику. Например, страховая компания заключает контракт с консалтинговой фирмой на перепрограммирование сегментов своей информационной системы в соответствии с Проблемой 2000 года.
Контракт — это нечто большее, чем соглашение между двумя сторонами. Контракт — это систематизация частного права, которое регулирует отношения между сторонами. Он определяет обязанности, растолковывает условия их действия, определяет права сторон по отношению друг другу и предоставляет средства защиты прав, если одна из сторон нарушает обязательства. В контракте трактуются обязательства, связанные с заключением сделок, а также дополнительные расходы, связанные с исполнением контракта. Неоднозначный и противоречивый контракт трудно понять и выполнять.
В основном существует два вида контрактов. Первый — «контракт с фиксированной ценой», когда цены заранее оговариваются и остаются фиксированными до тех пор, пока нет изменений в масштабе или условиях соглашения. Второй тип — «контракт с оплатой издержек», когда подрядчику возмещают все или часть издержек, связанных с исполнением контракта. В отличие от контракта с фиксированной ценой, окончательная цена неизвестна до завершения проекта. Существуют различные вариации этих двух контрактов.
Контракты с фиксированной ценой.
По соглашению с фиксированной ценой (FP) или твердой суммой подрядчик обязуется выполнять все работы, указанные в контракте, по фиксированной цене. Клиенты могут получить минимальную цену, выставив контракт на торги. Объявление о приглашении на участие в торгах (1FB), в котором перечисляются требования заказчика, обычно приводит к низкому предложению. Перспективные подрядчики мотут получить такие заявления по различным каналам. В крупных организациях и правительственных учреждениях потенциальные подрядчики могут попросить, чтобы их включили в список участников торгов в соответствии с их сферой деятельности. В других случаях объявления о торгах можно найти в соответствующих средствах массовой информации: газетах, профессиональных журналах и в Commerce Business Daily. Часто владелец вносит ограничения на потенциальных участников торгов, требуя их официального разрешения ISO 9000.
На торгах контрактов с фиксированной ценой подрядчик должен тщательно определять запланированную стоимость и сроки завершения, поскольку цену нельзя будет пересматривать. Если подрядчик превышает запланированную цену на стадии предложения цены, он может проиграть контракт тому, кто предлагает более низкую цену; если их оценка низкая, они могут получить контракт, но прибыль будет или очень мала, или ее не будет совсем.
Если масштаб проекта хорошо определен, издержки предсказуемы и риски осуществления незначительны, то и владельцы, и подрядчики отдают предпочтение контракту с фиксированной ценой. Это может быть в случае производства запасных деталей или компонентов, проведения программ подготовки или обеспечения музыкального сопровождения банкетов. Контракты с фиксированной ценой дают возможность клиенту не задумываться об издержках проекта и сосредоточиться на контроле выполнения проекта и требованиях, предъявляемых к работе. Подрядчики также предпочитают контракты с фиксированной ценой, потому что существует меньше шансов, что клиент потребует изменений или дополнений к контракту. Незначительные потенциальные изменения приводят к снижению неопределенности проекта и позволяют подрядчикам более эффективно управлять своими ресурсами при осуществлении нескольких проектов.
Недостатком контракта с фиксированной ценой для владельца является то, что его более трудно и более дорого подготовить. Чтобы добиться эффективности, спецификации проекта должны быть подробно разъяснены, чтобы не оставалось никаких сомнений относительно того, чего нужно достичь. Так как прибыль подрядчика определяется разницей между предложенной ценой и фактическими издержками, то некоторым стимулом для подрядчика будет использование более дешевых материалов, выполнение работ с минимально допустимым качеством или увеличение сроков выполнения, чтобы снизить издержки, Клиент может противодействовать этому, предусмотрев жесткие требования и сроки завершения и контролирование работ. Во многих случаях клиент нанимает консультанта, который является специалистом по надзору за работой подрядчика и соблюдением интересов клиента.
Для подрядчика основным недостатком контракта с фиксированной ценой является то, что он рискует недооценить контракт. Если возникают серьезные проблемы с проектом, превышение стоимости может привести к нерентабельности проекта и в некоторых случаях даже к банкротству. Для того, чтобы избежать этого, подрядчик должен инвестировать значительные средства (деньги и время), чтобы гарантировать точность своей оценки.
Контракты с длительным временем исполнения, такие, как строительные и производственные проекты, могут содержать эскалационное условие, которое защищает подрядчика от внешних повышений стоимости материалов, повышения тарифных ставок и накладных расходов. Например, цена может быть увязана с индексом инфляции, поэтому она может изменяться в результате повышения тарифных ставок или повышения цен на материалы, или ее могут пересмотреть после определения издержек. Существует множество контрактов пересмотра: в некоторых устанавливается потолок цены для контракта и допускается только регулирование в сторону снижения; другие предусматривают регулирование в обе стороны; некоторые устанавливают период пересмотра в конце выполнения проекта, в остальных контрактах предусматривается использование более одного такого периода. Контракты пересмотра подходят тогда, когда трудно оценить конструкторскую или проектную работу или когда нет точных данных стоимости.
В принципе, хотя контракты пересмотра используются для урегулирования стоимости, они чреваты злоупотреблениями. Подрядчик может первоначально выиграть контракт с низким предложение цены, приступить к работе и потом «обнаружить», что издержки намного выше, чем предпола! шэсь. Подрядчик может воспользоваться условием пересмотра и не ведением клиента, чтобы оправдать повышение фактической стоимости контракта. Контракт перерастает в контракт плюс издержки.
СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ.
Может ли партнерство работать в государственном секторе!.
Возникает много вопросов по поводу возможности использования партнерских соглашений при выполнении государственных проектов, таких, как обновление части автострады или строительства средней школы. Контракты таких проектов должны осуществляться в законном порядке, на основе конкурентного предложения низкой цены. В результате государственным органам не приходится проверять потенциальных подрядчиков относительно их опыта и желания работать вместе. Критики считают, что обязательный характер контрактных соглашений с предложением низкой цены препятствует гибкости при выработке оптимальных решений, когда возникают непредвиденные проблемы. Другим недостатком является то, что устойчивый бизнес, который является основным стимулом для партнерских отношений, бывает редко возможен, поскольку получение контракта должно происходить на основе открытой конкуренции.
Несмотря на эти недостатки, the U.S. Army Corp of Engineers успешно создавала партнерские отношения с подрядчиками, которые получали контракт на основе конкурентной борьбы. Например, the Portland, Oregon, District of the Gorp на основе партнерских соглашений успешно выполнили $ 330 млн. проект «Bonneville Lock». Используя партнерские отношения, похожие на описанные в данной главе, они сумели выполнить проект на 3 месяца раньше, получить более $1,8 миллиона экономии за счет технических издержек и обойтись без судебных процессов. Вестон и Гибсон сравнили работу 16 партнерских проектов Согр с 28 непартнерскими проектами и отметили, что экономия издержек партнерских проектов намного выше. Полковник Чарльз Коан, который руководил проектом «Bonntville Lock», сказал, что во время создания команды были важны совместная оценка и другие элементы партнерских отношений, и что успех главным образом объясняется тем, что участники осознали, что работать в условиях партнерских отношений гораздо приятнее.
Чтобы сгладить некоторые недостатки контракта с фиксированной ценой и в то же время поддерживать некоторую определенность в отношении окончательной цены, во многих контрактах имеется условие стимулирования, что побуждает подрядчиков сокращать издержки и повышать эффективность. Например, подрядчик договаривается выполнить работу за запланированную цену, основанную на запланированной стоимости и запланированной прибыли.
Максимальная цена и максимальная прибыль также установлены. Если общая стоимость в конце оказывается меньше запланированной, подрядчик получает большую прибыль до размеров максимальной прибыли. Если стоимость издержек превышена, подрядчик относит часть издержек на свой счет, до тех пор, пока минимальный уровень прибыли не будет достигнут.
Прибыль определяется по формуле на основе соотношения возмещения издержек(С511). Соотношение 75/25, например, показывает, что за каждый доллар, потраченный сверх запланированных издержек, клиент платит 75 центов, а подрядчик 25. Это условие мотивирует подрядчика на поддержание низких издержек, поскольку он платит 25 центов за каждый доллар, потраченный сверх запланированной стоимости, и зарабатывает на 25 центов больше за каждый сэкономленный доллар. Контракты с фиксированной ценой и условием стимулирования используются чаще в долгосрочных проектах с достаточно предсказуемой стоимостью. Главное — суметь договориться о приемлемой запланированной стоимости. Недобросовестные подрядчики могут воспользоваться неведением клиента, назначить нереально высокую запланированную стоимость и использовать стимулы для получения сверхприбыли.
Контракты с оплатой издержек.
При заключении такого контракта подрядчику выплачиваются все прямые допустимые издержки (материалы, рабочая сила, транспорт) плюс комиссионные на покрытие накладных расходов и прибыли. Комиссионные оговариваются заранее и обычно составляют определенный процент от общих затрат. В небольших проектах такие контракты известны, как «контракт с оплатой стоимости затрат рабочего времени и материалов», когда клиент соглашается возмещать подрядчику стоимость рабочего времени и материалов. Стоимость рабочего времени определяется почасовой или повременной системой оплаты, в которую включены прямые и косвенные издержки, а также прибыль. Подрядчик обязан документировать затраты на рабочую силу и материалы.
В отличие от фиксированных контрактов, при заключении контракта с выплатой издержек все риски несет клиент. В контракте не оговаривается цена проекта до конца его осуществления. Предполагается, что подрядчик будет прилагать максимальные усилия, чтобы выполнить конкретные технические требования контракта, но не несет никакой ответственности, если работа не выполнена в рамках установленного бюджета и времени. Такие контракты часто подвергаются критике, поскольку в них мало формальных стимулов для подрядчика, чтобы контролировать издержки или время выполнения, так как им платят независимо от конечной стоимости. Основным фактором, который может служить стимулом для контроля издержек и соблюдения графика, является их репутация и способность обеспечить бизнес в будущем. Правительство сокращает использование контрактов с оплатой издержек в пользу контрактов с условием стимулирования.
Недостатки контрактов с оплатой издержек компенсируются разнообразными условиями стимулирования, направленными на то, чтобы заинтересовать подрядчика в контролировании издержек и выполнении работ в соответствии с графиком. Подрядчикам выплачиваются издержки, но вместо фиксированных комиссионных они будут выплачиваться на основе формулы стимулирования и других дополнительных условий. Это напоминает контракты с фиксированной ценой и условиями стимулирования, при этом оплата основывается не на запланированной стоимости, а на фактической и рассчитывается с использованием формулы возмещения издержек.
Большинство подрядчиков выражает обеспокоенность оговоренной стоимостью проекта. Но, учитывая значение скорости и времени в современном деловом мире, условие относительно даты завершения все чаще содержится в контрактах. В некоторой степени схема стимулов создает меры контроля издержек, так как нарушение графика обычно, но не всегда связано с превышением издержек. Предусматривается система стимулов (штрафов) за соблюдение графика в зависимости от важности для заказчика времени завершения проекта. Например, контракт по строительству стадиона для бейсбола скорее всего будет предусматривать жесткие штрафы, если стадион не будет готов к открытию сезона. И, наоборот, проект, имеющий временные ограничения, в котором главным приоритетом будет скорейшее выполнение проекта, скорее всего будет содержать привлекательные стимулы для выполнения работ досрочно. Например, фирма программного обеспечения, заинтересованная в выпуске нового продукта на рынок, может предложить фирме, проводящей испытания, значительные вознаграждения за каждый день проведения испытаний раньше срока.
Система контроля за изменением контрактов.
Система контроля за изменением контрактов определяет процесс, с помощью которого контракт может быть модифицирован. Она включает работу с документами, систему отслеживания, обсуждение процедур разрешения и необходимый уровень одобрения для санкционирования изменений. Существует ряд причин, вызывающих необходимость изменений контракта. Клиент может изменить первоначальный проект или масштаб проекта после начала его выполнения. Это вполне естественно, так как проект развивается от концепции к реальности. Например, владелец может захотеть добавить окна в частично построенный дом. Изменения рынка могут вызвать внесение новых характеристик или повысить требования к работе оборудования. Ухудшение финансового положения может заставить владельца сократить масштаб проекта. Подрядчик может инициировать изменения контракта в ответ на непредвиденные юридические проблемы. Подрядчику по строительству может иотр эбоваться пересмотр контракта в связи с избытком грунтовых вод или отс /тствием конкретного материала. В некоторых случаях изменение контракта может быть вызвано внешними причинами, такими, как новые стандарты, установленные федеральным правительством.
Для внесения изменений в первоначальный контракт необходимы формальные, оговоренные процедуры. Порядок изменения контракта может стать предметом злоупотреблений. Иногда подрядчики, пользуясь неведением владельца, вздувают стоимость изменений, чтобы возместить потерянную прибыль. И наоборот, владельцы могут откладывать одобрение изменений контракта, задерживая таким образом выполнение работ проекта и увеличивая тем самым издержки подрядчика. Все стороны должны заранее оговорить правила и процедуры внесения изменений в первоначальный контракт.
Перспективы управления контрактом.
Управление контрактом — это не точная наука. Десятилетиями федеральное правительство пыталось разработать более эффективную систему администрирования контрактов. Несмотря на их усилия, средства массовой информации постоянно сообщали о злоупотреблениях. Ситуация напоминает попытки разгладить складку на восточном ковре. Усилия убрать складку в одном месте ковра неизбежно приводит к появлению складки в другом месте. Так же и каждая новая ревизия правительственной процедуры контрактов создает новые проблемы. Не существует совершенной системы управления контрактом. Учитывая неопределенность большинства проектов, ни один контракт не может предусмотреть все вопросы, которые появляются в ходе работ. Официальные контракты не могут устранить потребность в развитии эффективных рабочих отношений между сторонами, участвующими в проекте, которые основываются на взаимных целях, доверии и сотрудничестве. Поэтому раннее обсуждение партнерских отношений и эффективные переговоры очень важны.
Вопросы для повторения к приложению.
1.
Каковы основные различия между контрактом с фиксированной ценой и контрактом с оплатой издержек?.
2.
Для какого типа проектов лучше всего использовать контракты с фиксированной ценой? Для каких контрактов больше подходит контракт с оплатой издержек?